Gestion / Structure

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1 – Réindexer les exemplaires

accueil >> traitements par lot >> exemplaire >> réindexer

2 – Export total vers Bokeh

accueil >> administration >> transferts vers Bokeh.

3 – Encodage en UTF8

Le format d’encodage par défaut entre Waterbear et Bokeh est iso5426 qui est l’encodage « traditionnel » en unimarc. Il est bien adapté pour le français, mais dès qu’on utilise des caractères un peu exotiques il atteint rapidement ses limites.
Dans votre cas, il faut utiliser utf8 (unicode) :
Remplacer « iso5426 » par « utf8 » ici :

profiles/defaut/plugins/plugins/catalogue/import_export/meta_format/xml2marc/standard/parametres/plugin_encodage/nom_plugin

Remplacer « 1 » par 0″ici :

profiles/defaut/plugins/plugins/catalogue/import_export/meta_format/xml2marc/standard/parametres/plugin_encodage/parametres/utf8_decode

Réactualiser le registre
Ensuite : traitements par lots >> biblio >> réindexer toute la base
Dans Cosmogramme : profils de données >> waterbear >> modifier >> encodage des caractères >> mettre UTF-8 Enfin, lancer un transfert total vers Bokeh dans waterbear : administration >> transferts vers Bokeh)

4 – Créer une nouvelle bibliothèque / annexe

Réponse1 :
Créer le code dans Waterbear (listes du catalogage >> bibliothèques)
Créer la nouvelle bibliothèque dans l’administration de Bokeh -> Administration du portail -> Bibliothèque
Créer la nouvelle annexe dans Cosmogramme (rubrique “annexes”)

Réponse 2
J’avoue que je me perds parfois dans la distinction entre annexe et bibliothèque dans Bokeh, mais j’ai l’impression qu’il faut gérer les annexes comme des bibliothèques.
Donc, dans l’administration Bokeh >> Bibliothèques, il faut créer 3 bibliothèques correspondant à vos 3 annexes.
Puis dans Cosmogramme >> annexes, il faut à nouveau créer vos 3 annexes et faire correspondre chacune à la bonne bibliothèque (en précisant naturellement le code paramétré dans Waterbear)
Enfin, en administrateur dans Bokeh, affichez la liste des exemplaires et cliquez sur le petit stylo, et cochez « bibliothèque » au lieu d' »annexe » et c’est bon (peut nécessiter un export total pour tout bien remettre d’équerre).

5 – Suppression de notices vides

A un moment, Waterbear générait des notices vides de collection lors des imports. Ce bug est normalement corrigé à présent. Si elles existent-elles apparaissent sous cette forme en faisant une recherche sur l’ensemble de la base :

notice vide

Pour les supprimer, faites une recherche de notices “mots du titre est vide” sans spécifier de statut d’exemplaire. Mettre les notices en panier  puis : traitements par lot >> biblio >> suppression (bas niveau) en sélectionnant bien le panier que vous avez fait.

6 – Gérer l’anonymisation

Comment gérer l’anonymisation ?

Message 1 :
Dans le registre, le nœud :

profiles/defaut/pages/bib/admin/traitements_quotidiens/defaut/_parametres/traitements

contient la liste des traitements effectués pendant la nuit. Les traitements 40, 50 et 60 correspondent à l’anonymisation des prêts, des lecteurs et des familles.
Il vous suffit de supprimer les sous-nœuds correspondants (je vous conseille de bien noter leur contenu pour pouvoir les recréer en cas de besoin).
Vous le faites en connaissance de cause. Je n’apporterai pas d’assistance à une bibliothèque qui souhaiterait revenir en arrière.

NB : cette manipulation ne permet en aucun cas de « des-anonymiser » les lecteurs et les prêts qui ont déjà été anonymisés.

Message 2 :
Vous avez la possibilité de modifier ces valeurs dans le registre, mais c’est sous votre responsabilité et je n’assurerai aucun support en cas de fausse manipulation :

Pour les prêts (valeur par défaut 100 jours) :

profiles/defaut/plugins/plugins/catalogue/recherches/recherches_util/pret/prets_a_anonymiser/parametres/param_recherche/criteres/02 – date retour reel/!!valeur_critere/parametres/nb_modif

Pour les lecteurs (valeur par défaut 365 jours) :

profiles/defaut/plugins/plugins/catalogue/recherches/recherches_util/lecteur/lecteurs_a_anonymiser/parametres/param_recherche/criteres/02 – date fin abo/!!valeur_critere/parametres/nb_modif

Pour les chefs de famille (valeur par défaut 365 jours) :

profiles/defaut/plugins/plugins/catalogue/recherches/recherches_util/lecteur/chefs_famille_a_anonymiser/parametres/param_recherche/criteres/02 – date fin abo/!!valeur_critere/parametres/nb_modif

Sinon, comme dit dans le précédent message ci-dessous, l’anonymisation ne supprime que les données personnelles. Toutes les statistiques sont conservées.

7 – Réinitialiser la base

Comment procéder pour effectuer un reset de la base après une phase de test (vider les tables) ?

Vous devez vous connecter en administrateur et aller dans le menu administration >> gestion des objets. Là sélectionnez les tables à vider (biblio et exemplaires au minimum) et cliquez sur vider la table.

8 – Suppression d’un compte Waterbear

Envoyer un mail à moccam@free.fr en spécifiant votre mail d’inscription et votre mot de passe.

9Champ de lien

Dans waterbear, tout est objet (notices biblio, exemplaires, lecteurs, prêts, autorités…) et tous ces objets ont la même structure (des champs et des sous-champs).
Certains types d’objets peuvent être lés entre eux via des champs de lien, par exemple le champ 997 qui lie un objet biblio à un objet exemplaire ou encore le champ 701 qui lie un objet biblio à un objet auteur.
Le principe des champs de lien est qu’ils comprennent toujours un sous champ $3 (masqué par défaut mais vous pouvez l’afficher en enlevant le masque) qui contient le n° de la notice liée et un certain nombre de sous-champs qui sont récupérés de la notice liée. C‘est en quelque sorte une copie abrégée de la notice liée. Cela permet d’avoir les informations les plus importantes de la notice liée.
Ainsi par exemple, pour la champ 997 les correspondances principales sont :

  • section : 110$a de l’exemplaire correspond à 997$b de la notice biblio
  • type doc : 110$e de l’exemplaire correspond à 997$e de la notice biblio
  • cote : 110$c de l’exemplaire correspond à 997$d de la notice biblio

et ainsi de suite.
La “véritable” information est celle qui se trouve dans la notice liée, donc dans notre cas dans l’exemplaire. Les informations qui se trouvent dans le champ 997 ne sont que des copies des infos qui se trouvent dans l’exemplaire.
Quand on fait du catalogage manuel, cependant, Waterbear dispose d’un wizard qui permet de modifier les infos de l’exemplaire directement depuis le champ 997. Cela permet d’éviter d’avoir besoin d’ouvrir la notice exemplaire pour modifier la cote ou la section (gain de temps).

10 – Restaurer une sauvegarde

Quand vous faites une restauration de sauvegarde, vous pouvez à chaque fois revenir en arrière grâce au formulaire en bas de page.

Si vous n’avez pas du tout accès à waterbear (et donc au menu sauvegarde), vous pouvez y accéder directement via l’url : http://moccam-en-ligne.fr/metawb/sauvegarde.php
Attention : un problème survient généralement quand on restaure 2 sauvegardes successivement (c’est un problème de conception de waterbear : lorsqu’on fait une sauvegarde, le nom de la base de donnée change (par exemple on passe de wb_1234 à wb_1234_1), mais quand on restaure 2 fois de suite une sauvegarde, il cherche une base appelée wb_1234_1, sauf que les autres bases sauvegardées ont encore le nom wb_1234 (leur nom ne changera qu’au bout d’une semaine quand elles seront remplacées par la sauvegarde suivante).
Pour éviter ce problème il suffit de revenir à la situation initiale (cf manip ci-dessus) avant d’essayer de restaurer une autre sauvegarde.

11 – Modifier le mot de passe utilisateur

Il est très facile de changer le mot de passe d’un utilisateur dans Waterbear. Modifiez la valeur du nœud mdp de l’utilisateur dans le registre ici :

system/users/

Mais dans la version en ligne cela ne suffit pas. En effet, le mot de passe est également renseigné à 3 endroits dans Bokeh ( http://waterbear.info/doc/administration.doc  p. 52) :

  • Dans le menu d’administration de Bokeh : s’identifier dans mabib avec les identifiants ordinaires, puis aller sur http://mabib.fr/admin puis aller dans le menu utilisateurs. Cliquez sur le crayon en face du nom de votre utilisateur et changez le mot de passe dans le formulaire qui suit.
  • Dans Cosmogramme : une fois identifié, allez sur http://mabib.fr/cosmogramme puis dans le menu variables >> Accès au moteur d’intégration. Modifiez les champs admin_login et admin_pwd
  • Dans le web-service qui permet les échanges entre Bokeh et Waterbear. Cela se fait également dans Cosmogramme. Allez dans le menu Intégrations programmées >> bibliothèque Waterbear et repérez « url_serveur ». Il s’agit d’une longue url dans laquelle vous pourrez repérer votre nom d’utilisateur et son mot de passe que vous pouvez modifier (attention de ne rien modifier d’autres et surtout pas les caractères « ? », « & » et « = » qui se trouvent à côté.

Pour finir, certaines fonctionnalités avancées comme les sauvegardes sont accessibles indépendamment de Waterbear et nécessitent une authentification séparée. Pour l’instant, vous ne pouvez pas le modifier vous même. Vous devez donc m’envoyer un mail à moccam@free.fr avec votre nouveau mot de passe pour que je le modifie moi-même.

12 – Modifier l’adresse mail du compte Waterbear

il est possible de modifier l’adresse mail. Le problème c’est qu’elle est utilisée à de très nombreux endroits.

Dans waterbear

  1. Modifier le mail administrateur dans l’administration >> onglet “divers”
  2. Modifier le login de connexion (qui reprend l’adresse mail) dans le registre : system/users

Dans L’administration de Bokeh

  1. Aller dans le menu “Utilisateurs” et modifier l’identifiant du super utilisateur (qui correspond au mail)

Dans cosmogramme

  1. Dans le menu “variables” >> “accès au moteur d’intégration” modifier “mail_admin” et “admin_login”
  2. Dans “intégrations programmées” >> nom de votre bibliothèque : trouver le champ “url-serveur” et remplacer l’ancien mail par le nouveau. ATTENTION de rien modifier d’autre : ne pas rajouter d’espaces, ne pas toucher aux caractères & ? =

Dans moccam-en-ligne

Il n’est pas possible de modifier le login (qui peut dans certains cas correspondre au mail). Si c’est indispensable vous devez me demander de le faire. En revanche, vous pouvez modifier l’adresse mail de contact

Pour finir

Certaines fonctionnalités avancées comme les sauvegardes sont accessibles indépendamment de Waterbear et nécessitent une authentification séparée. Pour l’instant, vous ne pouvez pas le modifier vous même. Vous devez donc m’envoyer un mail à moccam@free.fr avec votre nouveau mail pour que je le modifie moi-même.

13 – Offres d’assistance payantes pour Waterbear

je suis heureux d’annoncer l’arrivée de nouvelles offres d’assistance payantes pour Waterbear, ce qui vient combler ce qui était jusqu’alors un grand manque.

Naturellement l’offre gratuite demeure et perdurera (c’est l’ADN de Waterbear). Elle est inchangée par rapport à ce qui existe aujourd’hui :

  • Accès à Waterbear et Bokeh sans limitation
  • Hébergement et accès en ligne
  • Sauvegarde des données et possibilité de restauration d’une sauvegarde en autonomie
  • Possibilité de récupérer les données au format SQL en cas de migration vers un autre logiciel
  • Outils communautaires (liste de diffusion, bugtracker)
  • La seule différence est que je n’interviendrai plus sur cette liste pour dépanner les utilisateurs (sauf exceptions)

Une première offre payante “basique” à 50€ / an par an qui comprend :

  • Une assistance par mail en cas de problème
  • Aide aux paramétrages de base (paramétrages des codes barres, quotas et durée des prêts et réservations, emplacements et wizard emplacement, sections, types de documents…)
  • Accompagnement en cas de besoin d’une restauration d’une sauvegarde

Une offre “premium” à 500€ / an qui apporte en plus une aide aux paramétrages avancés comme la personnalisation des grilles de saisie, des champs de recherche, de l’affichage, des filtres d’import et d’export (liste non limitative).
Bref : toute ce qui concerne les subtilités du registre qui permettent de faire de Waterbear un des logiciels les plus paramétrables.

Enfin, une offre dédiée aux Bibliothèques Départementales à 500€ / an Elle permettra à une BDP d’offrir une maintenance de type “basique” à toutes les bibliothèques de son réseau qui le souhaitent, quel qu’en soit le nombre.

Ces offres ne se substituent pas à celles proposées par les partenaires de Waterbear, en particulier celles de Bibliossimo.

Vous retrouverez le détail de ces offres sur http://waterbear.info avec possibilité d’y souscrire en ligne.
Ces offres sont sans engagement (pas de renouvèlement automatique) avec possibilité de revenir à l’offre gratuite.

14 – Transférer les notices d’un compte à un autre

Pour passer des livres d’une bibliothèque A à une bibliothèque B, vous devez d’abord exporter les livres de la bibliothèque A pour les importer dans la bibliothèque B.
Je vous recommande très fortement de faire au préalable un test avec une seule notice.
Pour l’export, vous devez créer un panier statique dans lequel vous mettrez toutes les notices concernées. Vous affichez ensuite ce panier et depuis l’onglet liste, vous indiquez le format « unimarc iso2709 » puis vous cliquez sur la disquette à droite pour télécharger. Vous devez récupérer un fichier « waterbear.pan ».
Attention : dans ce fichier, vous avez non seulement les informations des notices mais aussi celles des exemplaires des notices sélectionnées (notamment les codes-barres exemplaires et la bibliothèque d’affectation).

Pour l’import, vous avez deux possibilités suivant ce que vous voulez faire :

1- Vous souhaitez conserver dans la bibliothèque B, les codes barres exemplaires des livres de la bibliothèque A, je pense que vous devez alors paramétrer votre bibliothèque B pour qu’elle accepte le type de code-barre de la bibliothèque A. Pour cela, vous allez dans administration-administration puis onglet « code barre » puis sur l’icône à droite de « Codes barres exemplaires fonds propre : longueur », vous arrivez dans le registre et vous devez ajouter un noeud « exemplaire_n » avec la longueur et le préfixe du code barre de la bibliothèque A. 

2- Vous ne souhaitez pas conserver dans la bibliothèque B, les codes barres exemplaires des livres de la bibliothèque A, vous devez alors faire une modification dans le registre pour empêcher l’import des informations exemplaires (champ 995). Dans ce cas, cela va créer de nouvelles notices avec un onglet exemplaire vide. Vous devrez alors manuellement ajouter les informations des exemplaires (code-barre, emplacement, …).

Attention au cas où des livres transférés existent déjà dans la bibliothèque B (même isbn) : Lors de l’import, les données de la notice A vont écrasées celles de la notice B (voir : Fusion de notices lors de l’import)

Pour lancer l’import, allez dans « migrer vers waterbear »  puis « 1-Importer les notices et les exemplaires ». 
Encore une fois, il est préférable de faire un test d’abord avec une seule notice (si cela ne donne pas le résultat escompté, vous pourrez directement supprimer l’exemplaire puis la notice).

Je vous donne cette manipulation à titre indicatif (je ne suis pas expert de waterbear).

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